电子发票改革打通院校财务管理“最后一公里”——江苏省食品药品职业技术学院财务管理工作深化改革综述
一张发票的故事
江苏省食品药品职业技术学院（以下简称苏食院）的贝老师外出参加教学培训后，收到一张培训费电子发票。
贝老师随即打开财务报销手机APP，将该电子发票上传至校财务系统，通过系统自动“验真验重”后，便发起报销，随后只需等待出纳员完成线上审批，账户便能收到打款。
在贝老师的报销业务办理完结后，财务系统自动将该已完结的业务信息，推送至电子会计档案系统。该系统依据档案管理部门的要求，对所接收数据做封装验证以及各项检测工作，完成后自动进行归档保存。
类似的流程，苏食院今年已顺利处理了近万笔。这标志着苏食院打通财务管理“最后一公里”工作圆满完成。
作为江苏省首批“增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收单位”，苏食院顺利通过多个省级管理部门组织的联合验收，充分发挥了高等院校财务管理“桥头堡”作用，进一步完善管理制度和技术创新，为教职工提供高效便捷的财务服务。
寻问题定规则
成为首批试点单位后，苏食院立即成立工作推进小组，院领导挂帅，带领财务处工作人员，综合分析日常财务管理工作中电子发票管理的痛点、难点，走访各个学院的教职工，收集电子发票报销过程中遇到的问题。
工作推进小组在调研中发现，苏食院电子发票报销业务实施存在人工查验效率低、重复报销风险大、打印归档管理难、事后档案查询利用难等问题。
针对上述问题，苏食院严格按照试点工作要求，立足实际情况，有针对性地对原有财务报销管理规定进行优化更新，对电子发票报销、入账规则进行重构。
同时，进一步制定试点工作的具体实施方案，联合第三方科技公司，建设了适用于江苏省行政事业单位的电子会计档案管理系统，从而实现了电子发票的全流程电子化管理，并保证了电子发票在传递、使用及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性，有效提升了财务管理工作的信息化水平。
促服务惠职工
该系统拥有电子发票归集、发票验真查重、电子会计档案归档及纸质原始凭证的影像化处理等功能，并与校内网上报销系统、会计核算系统进行衔接贯通，覆盖了电子发票从采集、归集、报销、入账至归档的全部流程。
这使得教职工通过手机APP上传电子发票，便能完成后续报销流程，而无需再进行线下的发票打印及验证工作。截至目前，该系统已归档近4万张凭证，成效显著。
同时，该系统能够归集查验原始电子凭证，实现业务与财务的融合，还能快速移交借阅电子会计档案、关联检索历史财务数据等。其中，在移交借阅电子会计档案方面，系统有力助推了该项工作快速高效的完成。
此前，校财务部门遇到外部档案借阅需求时，往往要派遣专人按需查找纸质档案并在移交后追踪归还情况。系统上线后，财务部门只需为相关人员开通离线账号并设定查阅权限及时间期限，权限到期后，离线系统会自动销毁被借阅档案资料，不仅有效保证了电子会计档案信息的安全性，也极大地降低了人力、物力的投入。
做示范提成效
作为江苏省首批唯一一家通过省级主管部门联合验收的院校单位，此次试点工作加速了苏食院财务数字化转型的步伐。这不仅提升了财务监管效率，降低了税务合规风险，节约了财务和人力成本，而且在电子会计档案管理方面获得了显著成效，为江苏省大规模开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档工作，发挥了行业示范引领作用。
新闻作者：卜红宝
新闻来源：财务处
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